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会議の資料作成に時間をかけるのは無駄だ!【パワポ地獄から抜け出そう】

こんにちは、イケゾーです。

皆さんは、会議の資料作成得意ですか?
直前まで時間に追われて苦しいことってありませんか?

僕もあります。

 

過去の僕はそうでした。

会議を設定すると、会議の準備ばかりに時間をとられ、

本来の業務(僕の場合は、設計や開発)が全く進まない。

 

そうなると、

必殺「残業」!!そして、「徹夜」!!!

僕は、身を削りながら働いていました。

 

「定時に帰って、「ジム♪ 合コン♪ ゲーム♪ 飲み会♪」

こんな会社生活をイメージしていたのに、現実は違う。。

 

そこで、僕の好きな言葉

「Quick & Dirty」を軸に改善した結果、

会社全体に浸透してきたので、解説していきますね。

 

会議の資料作成に時間をかけるのは無駄だ!

People Discuss About Graphs and Rates

多くのビジネスマンは会議を経験します。

 

会議の種類は(メーカ勤務の僕の場合)

  • 設計のレビュー
  • 開発の進捗報告
  • 不具合対応の報告
  • 定期の部署のミーティング

 

これらは、自分をアピールする場なので、気合を入れて頑張るものです。

そのために、資料を作りますよね。

 

資料を用意する目的は様々です

・相手に伝わりやすくするため

・説得力を上げるため

・自分が話しやすくするため

・なんとなく

など、色々ありますが

僕は、会議資料に時間をかけるのは無駄だと思っています。

 

あれ、明日の資料まだ完成してないや、、

Confused businessman checking time on wristwatch

こんなことよくありますよね。

メインの作業(例えば実験とか)がありつつ、

その結果をまとめる資料を作るなんて、手が回らないものです。

 

資料のストーリー、デザイン、・・・ 資料作成って大変。

 

 

「会議の資料作成に時間がかかりすぎて、毎回ギリギリになって、バタバタしています。何か良い方法はありませんか?」

 

このお悩みについて、自分の経験からお話していきます。

資料作成の時間を半分にできる方法知りたくないですか?

 

なぜいつもギリギリなのか

 

そもそも、なぜ、いつもギリギリになってしまうのでしょうか。

  • 本当に資料は必要?
  • わざわざパワポで作るの?

この2点を考えてください。

これを考えるようになって、会議の準備が半減しました。

 

本当に会議資料は必要?

Photo Of Person Holding Mobile Phone

こんなことありませんか?

会議の序盤で出鼻を挫かれ、資料の出番が無かったこと。

 

会議は、「資料の出来が評価されるのではない」

 

これは、当たり前ですが、忘れがちです。

資料作成=会議準備と勘違いしてしまっています。

会議の目的は、別ですよね。

資料の質より、仕事の質です。

 

なので、僕は会議に資料が必要かどうか考えるようにしました。

会議の目的によって、判断方法は異なりますが、見直すようにしましょう。

会議資料はエクセルで作ろう

Gray and Black Laptop Computer

会議資料は必要!となった場合、

「じゃあ、パワーポイントを開いて、、」

となるあなた!

 

これを見直しましょう

例えば、

単なる進捗確認の会議であれば、エクセルの進捗確認シートのみでOK。

グラフを提示する会議であれば、エクセルにコメントを追記するだけでOK。

これだけでかなりの時間短縮になりますね。

 

イケゾー
でも、エクセルだけじゃ伝わりにくくない?

そんなことはありません。

 

パワポと比べ、文字の装飾が少ないため、

シンプルでまとまった資料になり、見やすいと思います。

ただし、画像やグラフなど必要なデータは貼っておきましょう。

 

また、どうしてもパワポでまとめたい場合、

会議終了後に、議事録を資料にしましょう

 

終了後なので、内容に迷うことはないですね。

議事録として、これを展開するとより良いかもしれませんね。

 

また、随時 関連記事をアップしていきますので、ご覧ください。

※【サンプル】エクセル会議資料

※会議当日までのステップ

 

資料作成は、エクセルで

まとめます。

会議資料準備の時間を半減する方法として、

まず、本当に資料は必要か見極めましょう。

 

必要ならば、まずエクセルを使ってみることをおすすめします。

エクセルで資料を作り、パワポ地獄から抜け出しましょう。

 

このブログでは、

仕事を効率的に進める方法

「Quick & Dirty」を中心に発信していきます。

 

「Quick & Dirty」とは、

「完成度は低くても構わないから、極力早くカタチにする。」です。

これについても別記事で解説します。

 

ではでは。

  • この記事を書いた人

ikezooo

愛知県30歳のフリーランスエンジニア。 サイト制作とブログで生き抜く。 ブログでは、月10〜15万ほど稼いでいます。 SEO検定3級保有。

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