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【仕事の会議はムダ】時間を3分の1に減らす方法 | コロナ禍で気づいた損失

こんにちは、イケゾーです。

 

皆さんの仕事では、会議はありますか?

定期ミーティング、デザインレビュー、発表会とかありますね。

そこにムダを感じている方は正常です。

 

2020年新型コロナウイルスの影響で、仕事のやり方を見直し、

ここで、やっと気づいた人も多いはず。

自分が当たり前と思っている会議こそ、見直すべきです

僕の会社でもようやく導入しました、その方法をお教えします 😛

 

【仕事の会議はムダだ】時間を3分の1に減らす方法|コロナで気づいた損失

イケジョ
ムダな会議だなあ

これより大事な仕事があるのに

ねむい。。

イケゾー
会議ってムダが多いよなあ、なんとかならんかな

会議ってなんだっけ

会議は、仕事のムダを省き、進めるためのものですよね。

 

僕は、製品の仕様やデザインを決めて、設計をする仕事をしていますが、

実際に設計をする前に、必ず会議をして、その方針で良いのか確認をします。

 

確認をしないで設計をしてしまうと、方針が変わった時に

やり直しという「ムダ」が発生してしまいます。

 

なので、「会議は必ず必要」だと思います。

ただし、ムダな会議、会議中のムダはたくさん潜んでいます

これらを見極め、徹底的に排除することが必要です。

 

会議は労働時間の3割を占める

職種や役職によっても変わるが、労働時間の3を占める。

 

会議によって、仕事が進むのなら問題ないが、

だらだらした会議、何も決まらない会議、ねむい会議

そういったムダな会議をたくさんこなしてきました。

 

人と時間のムダは、お金のムダ遣いなので、改善するべきと考えてきました。

 

コロナで気づいた「会議はムダ」

2020年コロナウイルスの影響で、テレワークや3密が進み、

会議のやり方も変えざるをえない状態になりました。

 

不便になるなあと思い、色々やりましたが、逆に仕事がはかどる 🙂 

効率は上がるし、残業が減るし、いいことだらけじゃん!

 

それから、会議に対する「ムダどり」を徹底的に進めました。

僕の会社は、半年間で、会議時間を3分の1に減らすことができました。

 

じゃあ、何を変えたのか次の章で解説して行きます。

 

会議時間を3分の1に減らす方法

やったことは、5つです。

  • 定期ミーティングを中止
    ほぼ生存確認しかしていなかった週1回のミーティングを中止しました。
    管理職がそれぞれのメンバーの進捗を確認するのが目的だったため、
    各メンバーは、自分の担当外の話題の時は、「ひま」でした。
  • オープンスペースで立ち会議
    元々は3密を避けるためでしたが、オープンスペースでの会議が主流になりました。
    椅子を用意せず、立ち会議にすると、自然と無駄話が減りました。
    会議の用意(PCやプロジェクタ用意するのってかなり面倒)が不要になりました。時短 😎
  • 参加人数は4人まで
    会議のメンバーを見直しました。(3密を避ける意味でも)
    発言しない人や、念のため参加してるなどのムダを排除しました。会議って、大体同じ人 3-4人が喋っていますよね。
    それ以外の人は、他の仕事をしてもらってムダ排除 😯3密を避ける=ムダを排除できるアイデアなのか 😯
  • 時間は最大45
    だらだら長くなってしまうことが多かったのを見直しました。事前の会議案内を、必ず60分で予定を入れていたため、
    30分で会議が終わっても30分ムダ話をしていました。僕の場合は、ほぼ45分くらいで本題の結論が出る経験があったので、
    事前に会議の時間を45分と決めておき、それまでに結論を出すように進められました。
  • 事前に資料配布(A3 1)
    事前に要約した資料を配布し、読んできた前提で会議を進めます。
    議論したい内容がはっきりして、本題に入るまでスムーズになりました。資料はA3 1にしましょう。これ以上多くては、読んできてくれません。

 

やったことはこれだけです。

あとは、周りの人に協力してもらうことが必要です。

 

上司も巻き込まないとできないこともあります。

管理職のあなた!!ぜひ動いて上げてください。

若手社員が一番苦労しています!!

 

まとめ

今回は、会議のムダを省くという内容でした。

コロナという非日常な環境は、毎日の「当たり前」を見直すきっかけになりますね。

自分が当たり前と思っている会議こそ、見直すべきです

 

当ブログでは、仕事や副業さらには生活で使える「効率」を発信しています。

ぜひ、他の記事もご覧ください。

 

ではでは。

 

  • この記事を書いた人

ikezooo

愛知県30歳のフリーランスエンジニア。 サイト制作とブログで生き抜く。 ブログでは、月10〜15万ほど稼いでいます。 SEO検定3級保有。

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