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仕事を計画通りに進めるために、作業をバラさずまとめよう【メール対応で仕事が終わってしまう方へ】

こんにちは、イケゾーです。

 

1日中メール対応に追われて、思うように仕事が捗らない日ってありますよね。

もちろん、メール対応も仕事ですが、それだけじゃない方も多いです。

 

僕は、メーカで設計(例えば図面を書いたり、デザイン作ったり)の仕事をしていますが、

メール対応に時間を取られて、「やべえ。もう定時だ」なんてことが良くあります。

 

僕の考えは、

仕事はバラすな、まとめてやれ

です。

 

同じようなことで困っている方に、おすすめの方法を発信していきます。

 

仕事を計画通りに進めるために、作業をバラさずまとめよう

工場は「効率化の最先端」

メーカで仕事をしているので、入社当初に「工場実習」という物がありました。

「モノづくり」の現場経験と、工場の人との人脈作りが目的で、2ヶ月働くというものです。

 

前日

イケゾー
工場のおっちゃんって、「ノリ」「根性」「勢い」だけだろ、どうせ

って思っていたイケゾー。

 

当日、

イケゾー
え、細かい。何この人たちすげえ。

ここで、強く衝撃を受けたのが「効率」「改善」の技術です。

 

工場は、「効率化の最先端」だったのです。

ここから学んだことを、今の仕事に生かせるような方法を解説していきます。

 

「ジャストインタイム」の考え方

「ジャストインタイム」とは、トヨタ社で使われている「効率化の方法」です。

簡単にいうと、

「あなたの仕事から、ムラ、ムリ、ムダをなくそう」というものです。

 

それぞれについて、当てはまる項目はありますか?

 

  • ムラ 仕事の質が安定しないこと。
  • 簡単なミスが多い日がある
  • いつもの作業が時間内に終わらないことがある
  • 昨日の自分や、午前中の自分がした仕事と、仕事の完成度が異なる
  • ムリ 仕事で「無理」をしていること。
  • 多くの仕事を並行して行っているが、どれも進まないことがある
  • どの仕事も今日完璧に仕上げようとしている
  • ムダ 仕事で「無駄」が多いこと。
  • 気持ちが、あっち行ったりコッチ行ったりしている
  • 他の仕事が気になって、作業に集中できない
  • あ、午前中にも同じ作業やったなあ

 

当てはまる項目が多い方、僕と似ています。

これを改善していきましょう。

 

仕事はバラすな、まとめろ

Leaves Hang-on Rope

大きくいうと、「仕事は分散させず、まとめてやろう」というものです。

 

同じ作業はまとめて実施する

工場では、作業者は「決まった作業のみ」をしています。

その後、次の作業者に引き渡して、また自分の作業に戻るといった流れの繰り返しです。

これは、「ムラムリムダ」を最小にするための技術です。

 

これを適用しましょう。

 

 

メールチェックの時間と回数を決める

僕は、設計/事務作業/メール対応のそれぞれをまとめて実施します。

①朝一に一気にメール対応→通知OFF

②事務作業を一気に片付ける

③それ以降は、設計しかしない。

 

これにより、

  • 準備や移動を最小限
  • ミスを減らす

ができます。

 

メール対応については、朝一の対応が終わったら「通知OFF」をしましょう。

気が散って、集中できません。

緊急対応は、メールじゃない電話や直接耳に入るので、大丈夫です。

(念のため、昼休憩後にメールボックスは確認します。)

 

事務作業は、一気に片付けましょう。

コピー機までの移動、ハンコの押し忘れ等の

「移動」「ミス」を極力減らすことが目的です。

 

これでかなり「工場のムラムリムダ」意識が高まってきました。

 

作業の切替回数を最小限にしよう

余力があれば、こんなことも考えてみましょう。

例えば、1日の仕事の流れが下記だった時

「メール対応」→「事務」→「設計」→「事務」 →「メール対応」→「事務」→「設計」

 

それぞれの仕事の中では、効率が良く、ミスも少ないかもしれませんが、

「作業の切替回数が多い」ことが台無しにする場合があります。

 

工場では、「段替え(だんがえ,だんどりがえの略称)」と呼びます。

これは、作業や場所を変えることです。

商品Aを作っていた人や場所を、商品Bに切り替えることです。

このタイミングでミスが起こりやすいと言われています。

 

なぜなら「仕事の切替には、脳の切替も必要」だからです。

慣れている仕事でも、同じ仕事をし続けるよりは、確実にパフォーマンスは落ちます。

したがって、より高いレベルを目指すなら、「段替えを最小限にする」も意識してみてください。

 

 

まとめ

以上のことより、工場での効率化の技術を、

普段の仕事で生かせると分かっていただけたと思います。

 

仕事は、分散させず、まとめてやることが「効率」が良いです。

 

ではでは。

 

  • この記事を書いた人

ikezooo

愛知県30歳のフリーランスエンジニア。 サイト制作とブログで生き抜く。 ブログでは、月10〜15万ほど稼いでいます。 SEO検定3級保有。

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